Het biedt enorm veel voordelen om zowel uw agenda als het beheer van uw documenten te integreren in een administratief systeem. Enerzijds omdat alle data zoals klanten, leveranciers, projecten en depannages zich reeds in het administratief systeem bevinden. U hoeft ze dus niet telkens over te tikken om een afspraak in de gemeenschappelijke agenda te plaatsen.
Anderzijds voor het beheer van documenten maakt u gebruik van de snelle en uitgebreide opzoekmogelijkheden van uw softwaresysteem om gemakkelijk en snel documenten terug te vinden. Op deze manier hoeft u zelf niet in een ingewikkelde Windows structuur te gaan zoeken.

Beheer documenten / Bestandsbeheer

De Plugin documentenbeheer laat toe om alle mogelijke documenten (doc, xls, pdf, dxf, jpeg, …) bij een klantenfiche, leveranciersfiche of projectfiche te bewaren. Bij de creatie van een nieuwe klant, leverancier of project wordt automatisch in Windows (op eigen server of ‘In The Cloud’ een mappenstructuur aangemaakt die aan de klant, de leverancier of het project gelinkt wordt. In deze mappen kunt u verschillende documenten in een verschillend formaat bewaren, zoals Word, Excel, mails, foto’s, pdf’s, tekeningen, dxf, … Deze bestanden wordt in Admin2Win razendsnel teruggevonden en met een dubbelklik direct geopend.

Het is mogelijk om in het systeem van documentbeheer een aantal sjablonen (Word, Excel) voor regelmatig gebruikte documenten aan te maken en in het systeem te beheren. De gegevens van een klanten-, leveranciers- of projectfiche worden bij het gebruik van een sjabloon automatisch in het Word- of Excel document ingevuld.

Dit systeem kan gebruikt worden om bijvoorbeeld typebrieven, contracten, verslagen, offertes, … op een snelle manier in Word of Excel aan te maken en in het documentbeheer te bewaren.

Agenda

De agenda is volledig geïntegreerd in onze administratieve software en kan dienen als gemeenschappelijke tool voor alle gebruikers. Het is eenvoudig om een klant, project of depannage in de agenda vanuit het systeem te selecteren en voor een bepaalde persoon in te plannen. De agenda kan met Outlook gesynchroniseerd worden.

Projectleiders, ontwerpers, tekenaars, … kunnen hun persoonlijke agenda als jobregistratie-systeem gebruiken. Via het invullen van hun agenda worden de geplande uren per project automatisch geregistreerd als gepresteerde uren.

 

Graag meer info? Neem Vrijblijvend contact met ons op via dit contactformulier!